Als software je sollicitatiebrief leest

Wie solliciteert bij een groot bedrijf, kan ervan uitgaan dat zijn motivatie op een grote stapel brieven terechtkomt. Ontmoedigend voor sollicitanten, tijdrovend voor recruiters, die soms honderden cv’s moeten doorspitten. De arbeidsmarkt werd zo nu en dan eens wat krapper, zoals nu, dan slonk de stapel. Om vervolgens, tijdens een economische crisis, weer dikker te worden.

Het is dan ook niet zo gek dat waar dat kon, het wervingsproces de afgelopen jaren werd geautomatiseerd. Bedrijven als Unilever, Vodafone en Goldman Sachs doen dat sinds een jaar of twee met kunstmatige intelligentie; de computer laat sollicitanten spelletjes doen of vragen beantwoorden, op basis waarvan een algoritme de juiste kandidaten aanwijst.

Bedrijven waarvoor dat een te grote investering is, werken vaker met een applicant tracking system (ATS). Van het kleinere Funda (ruim 100 werknemers) tot aan het grotere Coolblue (3.000 werknemers).

Zulke softwaresystemen besparen recruiters een hoop werk. Honderden cv’s en brieven doorbladeren – een stapel ‘ja’ aan de ene, een stapel ‘nee’ aan de andere kant – hoeft niet meer. Bovendien kunnen ze voor een diverser personeelsbestand zorgen. Een robot heeft immers minder last van vooroordelen dan een mens.

Maar anders dan wanneer je bij een algoritme solliciteert, merkt de sollicitant van een ATS-systeem helemaal niets. Terwijl het wél nuttig kan zijn om te weten of je cv en motivatiebrief door zo’n systeem worden gehaald. En: steeds meer bedrijven maken er gebruik van.

Zoektermen

De software van een ATS bundelt via verschillende sites en kanalen binnengekomen cv’s en brieven. Vervolgens voegt het systeem de informatie uit al die brieven en cv’s samen in één grote database. Recruiters kunnen op die manier niet alleen snel zien welke sollicitanten al een reactie hebben gekregen, en welke niet, maar ook grasduinen in de database.

Dat werkt net zoals in iedere andere digitale zoekmachine: met trefwoorden. „Manager met verkoopervaring in Amsterdam, bijvoorbeeld”, zegt Perry Oostdam, oprichter van Recruitee, dat ATS-systemen voor onder andere Hudson’s Bay (ruim 1.800 werknemers in Nederland) en Essent (2.870 werknemers) ontwikkelt.

Met zoektermen als ‘manager’ of ‘IT-ervaring’ krijg je mensen die voldoen aan de functie-eisen gemakkelijker boven water, legt Oostdam uit. „Je hoeft de cv’s en brieven dus niet meer één voor één door te spitten, maar ziet meteen wie in het profiel past.”

Bovendien blijven kandidaten ook na een afwijzing in de database staan, waardoor ze als weer een nieuwe functie vrijkomt, alsnog opgerakeld kunnen worden. En dat is vooral op een krappe arbeidsmarkt handig.

Nog iets te vaak staan exotische functienamen in cv’s: marketing ninja of sociale media rockster

Zo’n systeem zou, in principe, patronen in cv’s kunnen herkennen en op basis daarvan voorspellingen kunnen doen. Simpeler gezegd: met de data van een hoop ideale cv’s zou je een algoritme kunnen bouwen dat, op basis van die informatie, voorspellingen doet over de meest geschikte cv’s en ze er vervolgens automatisch voor je uitvist.

Lees ook: Zó beoordeel je een sollicitant zo objectief mogelijk

Dat doet een ATS-systeem nadrukkelijk niet. Oostdam: „In de Verenigde Staten gebeurt dit al wel, maar in Nederland zijn we er huiveriger voor.” Een algoritme dat uitsluitend op basis van tekst voorspellingen doet, blijft gevoelig voor fouten, legt Oostdam uit. Volgens hem is het daarom de vraag of zo’n automatische schifting ethisch te verantwoorden is. „De kans dat je goede kandidaten ermee afwijst, is ons in ieder geval te groot.”

Jaap Paauwe, hoogleraar organisatie en personeel aan Tilburg University, waarschuwt ook voor de bias in een algoritme dat gevoed wordt met data uit het verleden. „Zo’n algoritme drijft op de eigenschappen van succesvolle werknemers uit het verleden. Maar: sluiten de vaardigheden die je in de toekomst nodig hebt daarop aan?”

Exotisch

Ook al weet je niet of een bedrijf met ATS-software werkt, je kan er als sollicitant wél op een hele simpele manier rekening mee houden. Door slimme trefwoorden in je cv en motivatiebrief te gebruiken, bijvoorbeeld.

Zo ziet Melanie Kool, marketingdirecteur van recruitmentorganisatie Hays (dat zelf ook met een ATS werkt), nog net iets te vaak „exotische” functienamen in cv’s voorbijkomen. Functieomschrijvingen die in de huidige organisatie weliswaar gangbaar zijn, maar daarbuiten volkomen onbekend – ‘marketing ninja’, of ‘sociale media rockster’. „Wees in je cv en brief daarom zo concreet mogelijk en gebruik voor iedereen herkenbare termen”, is haar advies.

Daarnaast zoeken recruiters in het systeem vooral op „skills”, zegt Oostdam. „Ervaring op een bepaald gebied, codetalen die je beheerst, tools waarmee je goed overweg kunt.” Het heeft zeker zin al die vaardigheden in je cv en brief op te nemen. Ook weer zo letterlijk en volledig mogelijk, zonder afkortingen te gebruiken.

Datzelfde geldt voor eigenschappen, vult Paauwe aan. „Verkopers worden bijvoorbeeld geacht innemend en sociaal vaardig te zijn. De kans dat op zulke trefwoorden gezocht wordt, is bij een verkoopfunctie daarom groot.” Al kun je nog het beste uitgaan van de eigenschappen die in de vacaturetekst worden genoemd, zegt Kool. Daar zullen recruiters, hoogstwaarschijnlijk, het eerst op zoeken.

Het gebruik van synoniemen is daarbij aan te raden. Want zet jij vol in op je verkoopervaring, maar zoekt een recruiter naar sales-ervaring, dan duurt het langer voordat het systeem je eruit vist. En denk jij innemend te moeten zijn, maar noemt een recruiter dat sympathiek, gebeurt hetzelfde.

Zie dit overigens niet als een vrijbrief een vacaturetekst over te tikken of een droge opsomming van ervaringen en vaardigheden te delen, zegt Kool. „We lezen de brieven nog steeds. Een sterke, originele brief blijft dus belangrijk. Maar je kunt wél invloed uitoefenen op hoe, en of je uiteindelijk uit die stapel wordt gevist.”